ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SKODA.SINCH.CZ

1. JAK FUNGUJE PORTÁL SKODA.SINCH.CZ A KDO ZA NÍM STOJÍ

• Portál www.skoda.sinch.cz („Portál“) je provozován spolkem Vlna pomoci z.s., IČ: 10857273, se sídlem Výstaviště 67, 170 00 Praha 7 – Bubeneč, zapsaným ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp.zn. L 74920 („Vlna pomoci“)
• Portál si klade za cíl digitalizovat dobrovolnictví tím, že na jednom místě sdružuje nabídku dobrovolnické činnosti a umožňuje neziskovým organizacím přímé propojení s dobrovolníky, kteří mají zájem pomáhat. Za tímto účelem umožňuje Portál dobrovolníkům registraci a vedení uživatelského účtu, jehož prostřednictvím se mohou přímo propojit s jimi vybranými organizacemi. 
• Protože je misí Vlny pomoci pomáhání ostatním usnadnit, a nikoli znepříjemnit, dbá Vlna pomoci důsledně na bezpečí údajů a dat, které jí jsou svěřeny. Za tímto účelem plní Vlna pomoci celou řadu povinností k ochraně soukromí osob, jejichž osobní údaje shromažďuje. Tento dokument obsahuje přehled důležitých informací o tom, jak jsou osobní údaje na Portálu zpracovávány, v jakém rozsahu a za jakými účely ke zpracování dochází, a rovněž o tom, jaká práva mohou osoby na ochranu svého soukromí uplatnit.

2. VLNA POMOCI JAKO SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

• Kdo při své činnosti shromažďuje osobní údaje a současně určuje účely a prostředky takového shromáždění, je takzvaným správcem osobních údajů. Správce odpovídá za zákonnost zpracování a za naplňování práv dotčených osob na ochranu jejich soukromí.
• Správcem osobních údajů shromážděných při používání Portálu je:
  • Vlna pomoci z.s., IČ: 10857273, se sídlem Výstaviště 67, 170 00 Praha 7 – Bubeneč, zapsáno ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp.zn. L 74920.
  • Web: www.vlnapomoci.cz
  • E-mail: info@vlnapomoci.cz
  • Telefon: +420 720 277 553

3. ROZSAH A ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

• Rozsah osobních údajů, které Vlna pomoci zpracovává, se liší podle toho, které její služby ostatní osoby využívají a jakým způsobem se tak děje. Ke zpracování osobních údajů Vlnou pomoci dochází v těchto situacích a za těchto podmínek:
• 01: Procházení webu (ne)zaregistrovaným uživatelem
  • Účel zpracování: Přizpůsobení uživatelského rozhraní potřebám uživatele, zajištění základní funkčnosti webu a sběr a analýza návštěvnických dat pro zkvalitňování služeb a prezentace Vlny pomoci
  • Zpracovávané údaje: Cookies, data o uživatelské interakci s webem (např. doba návštěvy, zobrazované stránky)
  • Právní důvod zpracování:
    • V případě nezbytných cookies a preferenčních cookies je právním důvodem zpracování oprávněný zájem Vlny pomoci na zajištění řádného fungování webu
    • V případě ostatních cookies je právním důvodem zpracování souhlas uživatele, který uživatel uděluje v nastavení svého prohlížeče. Tamtéž je možné souhlas se zpracováním cookies kdykoli odvolat, resp. změnit nastavení tak, aby to vyhovovalo potřebám uživatele.
    • V případě dat o uživatelské interakci je právním důvodem oprávněný zájem správce na zkvalitňování online prezentace a služeb a přizpůsobení online obsahu potřebám uživatelů.
  • Doba zpracování: Zpracování tzv. Session cookies trvá pouze po dobu používání prohlížeče (tj. do jeho zavření). Zpracování tzv. Persistent cookies (dlouhodobých) trvá do doby jejich expirace uvedené v jejich kódu, kdy tato doba nepřesahuje 12 měsíců.
• 02: Vyřizování dotazů či připomínek z kontaktního formuláře nebo emailu
  • Účel zpracování: Vyřizování dotazů či požadavků veřejnosti a komunikace s ní
  • Zpracovávané údaje: Jméno, organizace (nepovinné), e-mail, telefon (nepovinné), případné další údaje uvedené v dotazu
  • Právní důvod zpracování: Souhlas udělený odesláním zprávy, oprávněné zájmy Vlny pomoci na zhodnocování a zlepšování komunikace s veřejností
  • Doba zpracování: Standardně po dobu naší aktivní komunikace, archivace komunikace související s uplatňováním nároků a žádostí v maximálním trvání 3 roky od uzavření komunikace.
• 03: Zřízení a vedení uživatelských účtů registrovaným uživatelům
  • Účel zpracování: Zřízení a vedení uživatelského účtu, umožnění propojení uživatelů s organizacemi dle jejich volného výběru
  • Zpracovávané údaje: Jméno, příjmení, e-mail, datum narození, telefonní číslo, pohlaví, fotografie. Pokud dojde k přihlášení pomocí Google nebo Facebook, dojde ke zpracování veřejného profilu, jména, příjmení, e-mailu a profilového obrázku a dalším údajům dle nastavení uživatele.
  • Právní důvod zpracování:
    • Plnění smlouvy o užívání Portálu uzavřené mezi Vlnou pomoci a uživatelem za podmínek uvedených v podmínkách užívání portálu. Před dokončením registrace (a tedy uzavřením smlouvy) uvedené údaje zpracovává Vlna pomoci na základě právního důvodu jednání o smlouvě.
    • Údaj o pohlaví zpracovává Vlna pomoci na základě výslovného souhlasu uživatele, přičemž tento údaj je zpracováván s ohledem na to, že z povahy některých organizací může vyplývat potřeba toho, aby její dobrovolníci byli určitého pohlaví.
    • Fotografii zpracovává Vlna pomoci na základě souhlasu uživatele vyjádřeného nahráním fotografie do elektronického systému. Změnu či odstranění fotografie lze provést kdykoli.
  • Doba zpracování: po dobu platnosti této smlouvy, tj. po zrušení uživatelského účtu.
• 04: Přihlašování uživatelů k výkonu dobrovolnické činnosti u jimi vybraných organizací
  • Účel zpracování: Propojení uživatele (dobrovolníka) s jím vybranou organizací za účelem výkonu dobrovolnické či jiné činnosti pro ni
  • Zpracovávané údaje: Jméno, příjmení, e-mail, datum narození, telefonní číslo, pohlaví, fotografie
  • Právní důvod zpracování: Souhlas uživatele
    • Souhlas je udělen po kliknutí na tlačítko „Přejít do rezervačního systému“, jímž dojde k přesměrování do rezervačního systému uživatelem vybrané organizace, výběrem možnosti “Přihlas se” nebo „Přihlásit se přes Vlnu pomoci“. Stisknutím tlačítka uděluje uživatel souhlas s tím, aby Vlna pomoci předala jím uvedené údaje v jeho uživatelském účtu příslušné organizaci, u níž se dobrovolník hlásí k výkonu činnosti, a to za účelem umožnění využívání jejího rezervačního systému. Souhlas lze kdykoliv odvolat zrušením účtu v rezervačním systému příslušné organizace.
  • Doba zpracování údajů: po dobu platnosti této smlouvy, tj. po zrušení uživatelského účtu.
• 05: Zaměstnávání osob a spolupráce s nimi
  • Účel zpracování: Plnění povinností plynoucích z pracovněprávních předpisů a plnění smlouvy.
  • Právní důvod zpracování: Plnění smlouvy a plnění právní povinnosti Vlny pomoci jako zaměstnavatele
  • Zpracovávané údaje zaměstnanců: Jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, číslo OP, adresa bydliště, kontaktní údaje, číslo bankovního účtu, údaje o vykonané práci, údaje o odměňování, další případné povinné údaje, jejichž kompletní výčet lze najít ZDE.
  • Doba zpracování: Doba zpracování je uložena odlišně různými právními předpisy. Evidenční listy důchodového pojištění lze ukládat 3 roky od skončení spolupráce, podklady pro vedení účetnictví 5 let po skončení účetního období, daňové doklady 10 let apod.
• 06: Sjednávání podmínek podpory a partnerství
  • Účel zpracování: Jednání o podmínkách podpory a partnerství Vlny pomoci
  • Právní důvod zpracování: Plnění smlouvy a jednání o jejím uzavření
  • Zpracovávané údaje: Jméno, příjmení, kontaktní údaje, organizace, pracovní zařazení, datum narození, IČ, DIČ
  • Doba zpracování: Údaje související s účastí na akci, které nejsou potřebné pro zajištění jakýchkoli nároků uchováváme do doby vyřízení komunikace související s akcí, jinak po dobu 3 let od ukončení akce. Kde je právním důvodem zpracování souhlas, uchováváme data do okamžiku odvolání souhlasu.
• 07: Rozesílání newsletteru
  • Účel zpracování: zasílání e-mailových novinek s čerstvými informacemi o činnosti Vlny pomoci na e-mail přihlášených uživatelů
  • Právní důvod zpracování: Souhlas odběratele
  • Zpracovávané údaje: E-mail
  • Doba zpracování: Do odvolání souhlasu, jinak po dobu 3 let
  • Více informací o mailingu je obsaženo v sekci „Zásady mailingu“

4. DOBROVOLNOST POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

• Poskytnutí osobních údajů Vlně pomoci je zcela dobrovolné. To znamená, že je čistě na uvážení uživatele, zda své údaje Vlně pomoci svěří nebo ne.
• Poskytnutí některých údajů však může být nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby nebo navázání spolupráce. Nelze například zřídit a vést uživatelský účet osobě, která nevyplní registrační formulář a stejně tak nelze odpovědět na dotazy těm, kteří uvedou nesprávný kontakt nebo jej neuvedou vůbec. Dobrovolnost tedy spočívá v tom, že se dotyčný může rozhodnout, zda příslušné služby využít či nikoli.

5. PRÁVNÍ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ

• Zpracování osobních údajů je zákonné, jen pokud se Vlna pomoci může opřít o některý z právních důvodů uvedených v evropském nařízení známém jako GDPR. Zpracování prováděné Vlnou pomoci se opírá o tyto důvody:
  • Plnění smlouvy
    • To se týká případů zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením uživatelského účtu na Portálu, jednání o podmínkách spolupráce, uzavírání smluv o spolupráci, podpoře či partnerství apod.
  • Plnění právní povinnosti Vlny pomoci
    • Někdy zákon stanoví Vlně pomoci přímou povinnost zpracovávat určité osobní údaje – například zákon o zaměstnanosti, zákoník práce, zákon o důchodovém pojištění, zákon o účetnictví apod. Uplatní se zejména při plnění povinností Vlny pomoci jako zaměstnavatele a osoby vedoucí účetnictví.
  • Oprávněné zájmy správce
    • Oprávněnými zájmy Vlny pomoci je kromě případů uvedených výše také například zájem na uchovávání údajů pro účely vymáhání případných nároků, resp. ochrany svých práv a právních zájmů v případném sporu.
  • Souhlas subjektu údajů
    • Souhlas potřebuje Vlna pomoci v situacích, kdy se neuplatní žádný z výše uvedených právních titulů.
    • Udělený souhlas lze kdykoliv snadným způsobem odvolat – a to buďto některým ze způsobů uvedených výše nebo emailem na info@vlnapomoci.cz, ve kterém uživatel uvede, že svůj souhlas berete zpět.

6. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

• Osobní údaje Vlna pomoci nemůže a nechce sdílet s nikým, kdo k tomu není oprávněn. Při své činnosti nicméně využívá služeb třetích stran (partnerů a dodavatelů), které pomáhají Vlně pomoci řádně fungovat a naplňovat její účel. Jedná se zejména o partnery poskytující technické zázemí, případně specializované služby, které nemůže Vlna pomoci zajistit svépomocí.
• Tito příjemci mohou mít při splnění zákonných podmínek přístup osobním údajům uživatelů, a to tehdy, je-li jejich poskytnutí nezbytné pro plnění závazků, které Vlna pomoci musí plnit. Ke zpracování údajů těmito subjekty dochází pouze v minimálním nutném rozsahu ve vztahu k účelu, pro který jsou údaje poskytnuty.
• Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu poskytnuty těmto příjemcům:
  • OnSinch, s.r.o., IČ: 24274330, se sídlem Příběnická 939/20, Žižkov, 130 00 Praha – provozovatel aplikace OnSinch pro staff/volunteer management, v níž probíhá zadávání aktivit a volení směn;
  • Google – poskytovatel nástrojů pro sledování návštěvnosti a uživatelské interakce a dalších nástrojů sady Google;
  • Uživatelem vybraná organizace, u níž se chce uživatel přihlásit k výkonu dobrovolnické činnosti pomocí svého uživatelského účtu – příslušná organizace je samostatný správce osobních údajů;
  • Poskytovatel hostingu pro web;
  • Externí poskytovatel služeb ukládání a zálohování dat;
  • Externí poskytovatel účetních služeb;
  • Externí poskytovatel právních služeb.

7. PRÁVA UŽIVATELŮ A JEJICH UPLATŇOVÁNÍ

• Ve vztahu ke svým osobním údajům mohou uživatelé uplatnit následující práva:
  • Právo na přístup k osobním údajům – tj. právo získat informace o tom, které jeho údaje jsou zpracovávány
  • Právo na opravu údajů v případě, že jsou nepřesné – údaje lze měnit přímo v uživatelském účtu
  • Právo na výmaz osobních údajů, nebudou-li dále potřebné pro stanovený účel
  • Právo na omezení zpracování, tj. právo požadovat, aby Vlna pomoci údaje dočasně zpracovávala pouze uložením
  • Právo na přenositelnost údajů, tj. jejich předání jinému správci, je-li to možné
  • Právo vznést námitku proti zpracování prováděnému na základě oprávněných zájmů Vlny pomoci
  • Právo kdykoli bez sankce odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů
• S požadavkem na uplatnění některého ze svých práv se lze obrátit na Vlnu pomoci emailem na info@vlnapomoci.cz, případně využít jiný kontakt uvedený v těchto zásadách. Vlna pomoci může vyžadovat rozumné ověření totožnosti osoby, která právo uplatňuje.
• Vlna pomoci udělá maximum, aby podněty a žádosti uživatelů vyřešila efektivně a k jejich spokojenosti. Uživatelé mají nicméně právo podat případnou stížnost proti zpracování k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Kontakty a info jsou na www.uoou.cz.

8. NASTAVENÍ COOKIES

• Cookies jsou malé textové soubory, které jsou při návštěvě webových stránek zasílány a ukládány do uživatelova prohlížeče. Webové stránky si zapamatují, jaké úkony uživatel provedl, a když stránky navštíví znovu, prohlížeč odešle cookies zpět na tyto stránky. Tímto způsobem se webové stránky mohu přizpůsobit podle preferencí uživatele. Cookies jsou též používány v případě udělení souhlasu pro cílení reklamy.
• Uživatel provede volbu nastavení cookies kliknutím na lištu, která se zobrazí při návštěvě stránek. K uložení tzv. nezbytných cookies, které jsou nutné pro zajištění základní funkčnosti stránek, nebo tzv. preferenčních cookies, kterými se přizpůsobuje základní nastavení webových stránek, není souhlas uživatele nutný. Tyto cookies jsou do zařízení ukládány automaticky. V nastavení prohlížeče lze souhlas s ukládáním cookies kdykoli odvolat.
• Cookies používané třetími stranami a způsob použití údajů získaných jejich prostřednictvím se řídí zásadami ochrany osobních údajů příslušných třetích stran. Tyto třetí strany mohou informace, které získaly prostřednictvím cookies, kombinovat s dalšími informacemi, které jim uživatel poskytne nebo které získaly v důsledku toho, že uživatel používá jejich služby.

9: ZÁSADY MAILINGU

• Co se týče newsletteru, lze jej (v případě, že jej Vlna pomoci rozesílá) přihlašovat a odhlašovat v nastavení uživatelského účtu. Přihlášením odběru newsletteru vyjadřuje uživatel svůj souhlas se zasíláním novinek na svůj e-mail. Odběr lze kromě nastavení uživatelského účtu odhlásit též kliknutím na link v doručené zprávě. Po odhlášení odběru ukončí Vlna pomoci zpracování osobních údajů uživatele za účelem zasílání novinek.
• Jakékoli dotazy týkající se mailingu lze adresovat na info@vlnapomoci.cz

10. ZMĚNY A ÚČINNOST TĚCHTO ZÁSAD

• Vlna pomoci si vyhrazuje právo jednostranně měnit tyto zásady ochrany osobních údajů. O podstatných změnách bude uživatele informovat.
• Tyto zásady nabyly platnosti a účinnosti dne 1.8.2024